Das eigene Startup zu gründen ist aufregend – es bringt jedoch auch viele Herausforderungen mit sich. Damit du dir den Alltag voll Buchhaltung, Organisation und Verwaltung erleichtern kannst, haben wir hier ein paar Online Tools für dich, die dir auf jeden Fall einiges an Arbeit abnehmen.

How to

Ihr habt oft geklickt, wir haben uns ins Zeug gelegt und den Artikel Online Tools für Startups vom Jänner 2017 einem Update unterzogen. In den letzten drei Jahren haben viele Online-Tools natürlich ihre Gültigkeit behalten, andere wurden ausgetauscht und wieder andere hinzugefügt.

Online-Tools gibt es zu den unterschiedlichsten Themen und Bereichen. Manche von ihnen können dir mehr Nutzen bringen als andere. Damit ein wenig Ordnung im coolen Tool-Pool herrscht, haben wir eine grobe Unterteilung in einige Bereiche vorgenommen.

Team- und Selbstorganisation

(Foto: Timeular)

Wer im Team arbeitet, wird nicht umhin kommen, sich abzustimmen. Dabei ist eine funktionierende Kommunikation erfahrungsgemäß das Schwierigste.

Der Nobrainer: Slack ist ein Chat-Tool, das viel mehr kann als texten. Es lässt sich mit massig Anwendungen verbinden, ist desktop- sowie appfähig. Dadurch kann an gemeinsamen Dokumenten im Team gearbeitet werden. Eine schnelle und einfache Alternative also!

Trello hilft, Boards und Abläufe zu organisieren. Es ist ein sehr übersichtliches Tool, das Prozesse visualisiert, um Schritt mit der Projektentwicklung zu halten. Praktisch, zum Beispiel, für Redaktionspläne oder die Verteilung von Aufgaben.

Gemeinsam arbeiten: Sitzt man an unterschiedlichen Flecken der Erde oder im Homeoffice, braucht man zumindest online einen Platz zur gemeinsamen Arbeit. Einen solchen bietet ein weiterer Klassiker, nämlich Google Drive. Hat jeder, ist gratis. Was man braucht? Ein Google-Konto.

Tatsächlich ein österreichisches Startup ist Timeular. Mit dem Zeitaufzeichnungswürfel kannst du problemlos genau tracken, was du so den ganzen Tag treibst. Jede Seite des 8-seitigen Würfels steht dabei für eine Aktivität. Drehe den Würfel und er sendet via Bluetooth die Info an die App auf deinem Computer. Somit deckst du unter anderem ganz einfach Zeitfresser auf. Praktisch!

Zusammenfassungen von Präsentationen werden auf Slideshare hochgeladen und damit anderen zugänglich gemacht, Prezi macht Präsentationen dynamisch und angenehmer zu verfolgen. Mit Swipe ist man immer bereit, seine Idee zu zeigen: Einfach den Link an die gewünschte Person senden, gesteuert werden die Präsentation vom eigenen Device aus. Egal ob man in Salzburg oder San Francisco sitzt.

Piktocharts sind Flowcharts, die sich perfekt für Präsentationen und Reportings eignen. Sie sind schön anzusehen, übersichtlich und legen den Fokus auf die visuelle Verarbeitung statistischer Daten.

Miro ist ein Online Whiteboard. Der Vorteil: Es basiert weniger auf Text als auf Visualisierungen. Dein Team kann dir dabei zusehen, wie du auf dein Whiteboard zeichnest und Mindmaps erstellst. Macht auf jeden Fall Spaß.

Meetings online abhalten

(Foto: Adobe Stock / Rido)

Gerade in letzter Zeit boomen Tools, um online Meetings, Interviews und sonstige Gespräche abhalten zu können. Der Klassiker darunter ist nach wie vor Skype. Großer Beliebtheit erfreuen sich auch Tools wie GotoMeeting oder Zoom. Dabei ist aber auf jeden Fall darauf hinzuweisen, dass diese Anbieter große Sicherheits- und Datenschutzbedenken aufwerfen und deshalb mit Vorsicht verwendet werden sollten.

Neu mit im Gepäck der Microsoft Office Suite ist Microsoft Teams. Bei Office 365 kommt es automatisch mit und ist super praktisch innerhalb von Organisationen, da alle Mitglieder der Organisation schon im Team dabei sind. Man kann chatten, videotelefonieren und vielerlei Apps integrieren.

Empfehlenswert ist auf alle Fälle die gratis Open Source-Alternative Jitsi. Ist leicht verständlich, ohne Installation über den Browser erreichbar und es werden keine privaten Daten getrackt oder Aufzeichnungen von eurem Meeting gemacht. Eine Handy-App gibt’s davon übrigens auch. Also: was will das Datenschutz-Herz mehr? Gute Anbieter von Jitsi mit Servern in Deutschland sind zum Beispiel Experte und Kuketz-Meet.

Buchhaltungstools

(Foto: Adobe Stock / Tiko)

Buchhaltung ist mühsam und beansprucht viel Zeit. Vermeiden kannst du sie trotzdem nicht, denn Geldangelegenheiten müssen geordnet über die Bühne gehen. Wenn Buchhaltung einfach werden soll, braucht man dringend Unterstützung. Dabei kann man zwischen Desktop- und Cloud-Lösungen unterscheiden. Hier stellt sich für dich also die Frage, ob du deine Buchhaltung lieber lokal bei dir hast, oder ob du sie extern auf einer Cloud speichern willst.

Angebote, die auf Clouds basieren, gibt es mittlerweile viele. Der Vorteil: Man kann immer und überall auf die Buchhaltung zugreifen. Everbill bietet zum Beispiel eine 30-tägige Testfrist, in der man alles ausprobieren darf. sevDesk ist eine umfangreiche App mit vielen Add-ons, die sich sogar mit deiner Bank verbinden kann. Super günstig und flexibel ist FoxyOffice – mit einem ziemlich coolen Namen 😉 Ein ziemlich umfassendes Tool mit Sitz und Server in Österreich ist zum Beispiel auch FreeFinance.

Wir empfehlen eine österreichische Software, denn die Richtlinien zur Buchführung sind in jedem Land verschieden.

Tools für den visuellen Auftritt

(Foto: Edson Rosas on Unsplash)

Gerade am Anfang einer Unternehmung nützt man vor allem Bilder, Videos und Co., um seine Idee klar zu machen. Ist man selbst kein*e Designer*in oder hat schlichtweg keine Zeit und Lust, stundenlang Grafiken zu basteln, ist man mit Canva sehr gut beraten: einfache Drag & Drop-Logik mit vielen Gestaltungsmöglichkeiten und zahlreichen fertigen Vorlagen für Bilder und Präsentationen.

Ähnlich, aber doch ein wenig anders: Stencil. Stencil hilft gern, wenn man hübsche Bilder für zum Beispiel Social Media basteln möchte. Geht schnell und sieht gut aus.

Ist man auf der Suche nach Icons, wird man bei fontawesome, iconmonstr oder Flaticon fündig. Alle drei Plattformen sind für User kostenlos.

Gratis Bilddatenbanken sind unbezahlbar, vor allem, wenn die Bildästhetik stimmt. Viele gute Pics findet man auf Pexels, Unsplash, Picjumbo und Pixabay.

Hilfreich bei der Erstellung einer neuen Webseite ist Mockingbird: Mit diesem Tool lässt sich eine gesamte Webseite skizzieren, verlinken und illustrieren. Hat man die Logik erst erstellt, kann die Seite umgesetzt werden. Das Service ist gratis.

Wie Design Thinking dein Produkt verbessert, liest du hier.

Human Resources

(Foto: AdobeStock / Andrii Zastrozhnov)

Chef*in werden ist nicht schwer, Chef*in sein dagegen sehr. Unterstützung ist in diesem Bereich auf jeden Fall angesagt. Passende Mitarbeiter*innen zu finden und sie zu betreuen, ist eine zeitintensive Aufgabe. Diese Tools können dabei behilflich sein:

HeavenHR bietet alles an, was administrativ für Mitarbeiter*innen anfällt: Urlaubs- und Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Mitarbeiter*innenverwaltung sind nur einige Beispiele. Die Bedienung ist einfach und leicht verständlich.

cakeHR ist ein absolut solides Tool, mit dem Mitarbeiter*innen ihre Arbeitszeiten, Krankheitszeiten und ihren Urlaub planen können. Was man dabei nicht mehr braucht? Papier. Die Verwaltung läuft komplett digital. Zusätzlich interessant: Die Software hilft, Mitarbeiter*innendaten zu verwalten.

Wer auch hier bezüglich Datenschutz auf der sicheren Seite sein möchte, der/die könnte sich an Personio erfreuen. Das Tool aus München bietet alles rund um Human Resources und verspricht „Datenschutz made in Germany“.

Wer hat an der Uhr gedreht? Nützliche Zeiterfassungstools

Wenn man selbstständig arbeitet, muss man sich zwingen, auf die Zeit zu achten. Excel-Tabellen sind mögliche Zeiterfassungstools, werden in der Regel aber schnell vernachlässigt. Einen Versuch wert ist zum Beispiel Clockodo. Mit dem Tool kann man seine eigene Arbeitszeit erfassen und unterschiedliche Tasks mit einem Preis hinterlegen. Alternativen zu Clockodo sind Mite oder Toggl und, wie bereits weiter oben beschrieben, Timeular.

Content erstellen und verwalten

(Foto: Austin Distel on Unsplash)

Gute Ideen gehören kommuniziert. Du willst doch schließlich alle an deinen Projekten teilhaben lassen. Egal ob per Mail, Social Media oder auf klassischen Kanälen: Content Tools helfen, den Überblick über den eigenen Content-Plan nicht zu verlieren. Übrigens: Für die Klassik-Liebhaber*innen geht es hier zu einer kostenlosen Content-Plan-Vorlage.

Newsletter

Der Klassiker unter den Newsletter-Plattformen ist Mailchimp, und das zurecht. Einfache Handhabung, bis zu 2.000 Newsletterkontakte sind kostenfrei und ein eigenes Analysetool ist auch dabei. Im Pro-Tool ist die Kampagnen-Automation inkludiert.

Bei Mailify hat man eine unbegrenzte Anzahl an Empfänger*innen und unzählige Newsletter-Vorlagen zur freien Verfügung. Sollte es einmal Probleme geben, kann man den kostenlosen Support konsultieren.

Social Media

Social heißt social, weil social sozial ist. Kompliziert? Eigentlich gar nicht. Wer gern den Überblick über seine Social Media-Kanäle behält, kann sich mit einigen Tools behelfen.

Hootsuite ist mit Sicherheit eines der besten Boards zur Visualisierung sämtlicher Kommunikation quer über die Kanäle. Das Board vernküpft Facebook, Twitter, Instagram und youtube, bereitet die eingegangenen Nachrichten übersichtlich auf und lässt Antworten direkt aus dem Programm zu. Außerdem kannst du über den integrierten Kalender deine Beiträge auf allen Plattformen bereits im Voraus planen.

Social Media Beiträge dürfen alles sein, nur nicht langweilig. Besonders Videoinhalte und Snack Content (das sind schnell zu konsumierende Inhalte) funktionieren sehr gut. Gut, dass es dafür Videolean gibt. Damit kann man ganz einfach eigene Videos gestalten. Auf Audiojungle und Videohive kann man billige lizenzfreie Musik und Videoinhalte herunterladen. Untertitel einbauen nicht vergessen!

Pageflow ist eine Plattform, mit der man einfach multimediale Reportagen für Online-Storytelling erstellen kann. Eignet sich perfekt, um die Geschichte eines Produktes zu erzählen.

Work-Life-Balance

(Foto: Jon Flobrant on Unsplash)

„Doing what you love“ ist die wohl schönste Art der Arbeit. Wenn man selbstständig arbeitet oder voll und ganz in einem Projekt aufgeht, ist ein kleinen Stupser hinein ins persönliche Leben trotzdem sinnvoll.

Mit Habit List kann man sich gute Verhaltensweisen antrainieren und vergisst trotz vieler Arbeit nicht auf Dinge, die einem im täglichen Leben wichtig sind. Eine Auswertung zeigt immer wieder, ob man seine Ziele (z. B. drei Gläser Wasser pro Tag trinken, jeden Tag zwanzig Minuten Workout, …) eingehalten hat.

Mehr Produktivität hilft dabei, regelmäßige Freiräume zu schaffen. Mit RescueTime wird erfasst, mit welchen Dingen man seinen Tag ausfüllt. Und kann im Nachhinein checken, wo man Leerzeiten einsparen oder produktiver anwenden kann. Sehr praktisch: Mit RescueTime kann man bestimmte Webseiten sperren, auf denen man untertags sinnlos Zeit verschwendet.

Headspace ist eine Meditations-App, die in allen Lebensbereichen anwendbar ist. Schafft man es erstmal, sich einige Minuten Auszeit zu nehmen (zwischen Terminen, im Büro oder auch bei privaten Tasks) kann man den Entspannungsmodus jederzeit abrufen.

Lernen

(Foto: fräuleinflora.at)

Was man nicht kann, muss man lernen. Online-Plattformen sind für Autodidakt*innen ideal. Learning von LinkedIn hat ein umfassendes Repertoire an Online-Kursen, die sich über Themen wie Projektmanagement, Design Thinking und Digitale Transformation erstrecken.

Das Salzburger Startup Audvice macht euch das Lernen besonders einfach. Auf der Plattform könnt ihr euch Lernstreams anhören und sogar selbst Audiodateien hochladen, um euer Wissen mit anderen zu teilen. So könnt ihr zeitliche Leerräume im Bus oder bei Wartezeiten ideal zum Lernen nutzen.

Rocketship.fm ist ein Podcast, der unzählige interessante Themen aufnimmt und in sehr guter Interview-Form aufarbeitet. Im Mittelpunkt: Entrepreneurs around the globe. Nischiges Thema, das vor allem – genau – Entrepreneuren gefallen wird.

Wer darüber nachdenkt, ob er oder sie ein Startup gründen soll, kann sich bei „How to start a Startup“ durchlicken. Hilfreiche Infos für Einsteiger*innen.

Blöde Fragen? Gibt es nicht. Vor allem nicht, wenn die Fragesteller*innen anonym bleiben. Auf Startup Anonymous haben Founder die Möglichkeit, Fragen zu stellen oder Ängste loszuwerden.

Willst du dein Wissen in einem Bereich auf das nächste Level bringen? Und von den Besten der Besten lernen? Dann schau‘ dich doch einmal auf den Online-Kursen der renommiertesten Universitäten der Welt um. Beispielsweise auf der Plattform Coursera oder auf edx, das vom Massachusetts Institute of Technology (MIT) ins Leben gerufen wurde. Hier findest du zu fast jedem Thema einen Kurs, und das gratis.

Die genannten Tools stellen selbstverständlich nur eine kleine Auswahl dar. Wer sich weiter in die Welt der Online-Tools vorwagen möchte, sollten sich auf jeden Fall die nützlichen Links ansehen und diverse Tool-Seiten abonnieren, um am Laufenden zu bleiben. Hast du ein Online Tool, das du unbedingt mit uns teilen möchtest? Dann schreib‘ an presse@innovation-salzburg.at und wir fügen es zur Liste hinzu.

Nützliche Links

• 100 Promo-Tools für Startups
• Mehr als 385 Tools für Entrepreneure
• Startup Stash
• Suitapp

(Titelbild: AdobeStock / Andrey Popov)